Zo herken je de informeel-gegunde opdracht

De meeste freelancers krijgen hun opdrachten via hun netwerk, bijvoorbeeld opdrachtgevers of collega’s met wie ze eerder hebben samengewerkt. Hartstikke mooi natuurlijk. Voor overheden geldt dat zij de uitvraag ‘formeel’ in de markt zetten om het proces netjes te volgen. Dat betekent dus dat een gedeelte van de opdrachten die je op marktplaatsen of bij Preferred Suppliers tegenkomt, eigenlijk al informeel gegund zijn. Of te wel, voor de vorm moet het formele inkoopproces nog doorlopen worden, terwijl de uiteindelijke kandidaat dus al bekend is.

Een andere term waaronder dit bekend staat is ‘het warme stoeltje’. Wanneer andere freelancers reageren op zo’n opdracht, dan zijn ze in feite kansloos. Maar ze besteden wel veel tijd aan het reageren op zo’n opdracht. Vandaar dit blog: hoe herken je een informeel-gegunde opdracht?

Eisen en wensen

Bij alle inhuuropdrachten draait het om drie elementen (zie ook dit blog):

• Kandidaten moeten aan de eisen voldoen. Voldoe je daar niet aan, dan hoef je niet te reageren.
• Kandidaten moeten zoveel als mogelijk aan de wensen voldoen
• Kandidaten moeten een aantrekkelijk uurtarief hebben

De inhurende organisatie heeft er geen enkel belang bij om, bij een informeel gegunde opdracht, veel reacties te krijgen van freelancers die allemaal op intake moeten komen. De inkoper zal bij een informeel gegunde opdracht daarom de eisen en wensen schrijven in de richting van de in te huren kandidaat.

Voorbeelden

Hieronder een aantal voorbeelden waaraan je informeel gegunde opdrachten kunt herkennen:

Eis/wens	Waarom kenmerk informeel-gegunde opdracht
Kandidaat heeft kennis van en ervaring met een systeem XYZ dat in-house is ontwikkeld bij de eindklant	Een in-house ontwikkelde applicatie wordt niet elders gebruikt. Dat betekent dat de kandidaat eerder bij de eindklant gezeten heeft. Het ligt dus voor de hand dat de eindklant de kandidaat dus al kent.
Kandidaat moet minimaal de diploma’s WO psychologie en WO dierengeneeskunde beschikken	Dit is een zeer zeldzame combinatie. Het lijkt een speld in een hooiberg die gezocht wordt. Echter, een eindklant zal geen moeite steken in het werven van kandidaten waarvan ze weten dat het profiel niet bestaat. Het is dus eerder aannemelijk dat ze al een kandidaat op het oog hebben.
Kandidaat moet minimaal x-jaar ervaring hebben binnen de organisatie van de eindklant (0 jaar = 0 punten, 1 tot 3 jaar = 5 punten, 3 jaar of meer = 10 punten)	Hoe langer je al eerder bij de eindklant hebt gezeten, hoe meer punten je krijgt. Dus maken alleen mensen kans die de eindklant reeds kent.

Vragen of er al een voorkeurskandidaat is?

Ook al zie je bovengenoemde aanwijzingen, dan alsnog kun je twijfelen of de opdracht reeds informeel gegund is, het zijn immers ‘wensen’. Je zou op dat moment aan de Preferred Supplier of via het Dynamisch Aankoopsysteem daarover een vraag kunnen stellen, bijvoorbeeld: ‘De wens lijkt zeer moeilijk invulbaar. Is de Eindklant ervan overtuigd kandidaten te kunnen vinden die maximaal scoren op de wens?’.

Conclusie

Informeel gegunde opdrachten horen er nu eenmaal bij. Dat is onderdeel van het systeem. Maar voor goedwillende kandidaten is het vervelend dat dergelijke opdrachten wel worden gepubliceerd, waardoor ze denken dat ze een kans maken.

Freelancers met een uitgebreid netwerk komen daardoor ook makkelijker aan opdrachten, waardoor de inhuurconstructie of het inhuurproces eigenlijk van ondergeschikt belang is. Er is daarom maar één regel: ‘There are no rules’. Dus freelancer: ga netwerken!

Dit blog is eerder verschenen op 18 april 2019 en is aangepast aan de actualiteit.