Toelatingseisen van inhuurmarktplaatsen

Veel eindklanten maken gebruik van een inhuurmarktplaats: freelancers kunnen, nadat ze zijn toegelaten tot een inhuurmarktplaats, direct reageren op een opdracht. Zo kun je de inhuurketen verkorten, maak je een eerlijkere kans op gunning en houd je er netto extra aan over.

Om toegelaten te worden, moet je vaak veel papierwerk opleveren. In dit blog beschrijf ik de meest voorkomende eisen van inhuurmarktplaatsen en geef ik praktische tips.

Houd er rekening mee dat je documentatie altijd actueel is: dit moet zowel op het moment dat je toegelaten wordt als het moment dat je reageert op een opdracht! Het niet voldoen aan deze eis betekent dat je direct uitgesloten bent!

Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA)

Dit is de meest gevraagde eis van allemaal. Nagenoeg alle inhuurmarktplaatsen vragen hier om. Een UEA is een verklaring waarmee je kunt aangeven dat je geschikt bent om mee te kunnen doen aan de inhuurmarktplaats.

Het document is tussen de 14 en 16 pagina’s lang, vraagt wat geduld en nauwkeurig leeswerk. Als je klaar bent met invullen, print het uit, onderteken het document en scan het in. Sommige organisaties maken inmiddels gebruik van een on-line invulbare UEA wat je digitaal kunt ondertekenen.

Tips:

• Download altijd de UEA van de aanbestedende dienst aangezien sommige pagina’s al door de opdrachtgever zijn ingevuld.
• Lees goed: sommige vragen moet je met ‘ja’ beantwoorden, andere vragen met ‘nee’.
• Als je een beetje handig bent en goed oplet, dan kun je grote gedeelten van een UEA’s hergebruiken. In een later blog kom ik daar op terug.
• Gebruik bij voorkeur een oude versie van Adobe Acrobat om de UEA in te vullen. Met de meest recente versie van Acrobat is de UEA enorm traag!

Kamer van Koophandel uittreksel (KvK)

Dit document kun je opvragen bij de Kamer van Koophandel. In de meeste gevallen volstaat een digitaal gewaarmerkt uittreksel, maar let op dat het document niet ouder is dan vereist door de inhuurmarktplaats.

Gedragsverklaring aanbesteden (GVA)

Steeds meer  eindklanten vragen om een actuele Gedragsverklaring Aanbesteding. Dit is een soort verklaring dat je nooit hebt gerommeld bij aanbestedingen. Zeg maar een soort Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) voor je onderneming. De verklaring kun je opvragen bij Justis (onderdeel van MinJenV) en is 2 jaar geldig. Maar let op:

• De verklaring kost 75eur. Extra verklaringen kosten 1eur per stuk.
• Bij het aanvragen moet je meesturen:
  • Een ingevuld aanvraagformulier
  • Een origineel uittreksel van de Kamer van Koophandel, niet ouder dan 10 dagen. Kosten: 15eur
  • Kopieën van identiteitsbewijzen
• Voor het geval je de verklaring per post aanvraagt: voldoende frankeren!

Al met al kost deze verklaring minimaal 90 euro, en is dus geen garantie voor een opdracht. Houd er ook rekening mee dat het een tijdje duurt voordat je de GVA hebt ontvangen (maximaal 4 weken voor een natuurlijke persoon, maximaal 8 weken voor een rechtspersoon).

Verklaring Betalingsgedrag Nakomen Financiële Verplichtingen (VBG)

Deze verklaring wordt afgegeven door de Belastingdienst als je al je belastingen tijdig hebt betaald. Het kost je gelukkig niets, behalve een postzegel. Het duurt ongeveer twee weken voordat je de verklaring hebt ontvangen.

Eigen Verklaring (EV)

De Eigen Verklaring is inmiddels vervangen door het Uniform Europees Aanbestedingsdocument, maar wordt door enkele – verouderde – inhuurmarktplaatsen nog steeds gevraagd. Gelukkig kun je de EV digitaal invullen en ondertekenen! Het kost je dus niets!

Verklaring Arbeidsrelatie (VAR)

Ook hiervoor geldt dat dit een achterhaalde verklaring is. De VAR is sinds 1 mei 2016 afgeschaft. Toch vraagt een enkele inhuurmarktplaats hier nog steeds om. Mijn advies is om hen te wijzen op deze tekst op de site van de Belastingdienst.

Bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering (AVB)

Een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering* is ongeveer hetzelfde als een persoonlijke aansprakelijkheidsverzekering: zodra materiële- of letelschade wordt veroorzaakt door jezelf of door medewerkers volgt een uitkering.

Beroepsaansprakelijkheidsverzekering (BAV)

Een beroepsaansprakelijkheidsverzekering* is een verzekering die dekking heeft voor financiële schade als gevolg van gemaakte fouten tijdens de uitvoering van het beroep door jezelf of door medewerkers.

Minimale omzet

Sommige inhuurmarktplaatsen vragen om een minimale omzet. Ze doen dit om het voor freelancers moeilijker te maken om deel te nemen aan de inhuurmarktplaats.

Referentieopdrachten

Sommige inhuurmarktplaatsen vragen om referentieopdrachten of zelfs referenties. En dat terwijl je vaak pas referenties beschikbaar stelt op het moment dat je reageert op een opdracht, die passen bij de opdracht.
Vaak wordt door de eindklant een template beschikbaar gesteld om de referentieopdracht of referenties in te vullen. Vergeet niet dit document te ondertekenen!

Opleidingsbudget

Sommige inhuurmarktplaatsen vragen om inzicht in het opleidingsbudget van de werkgever t.b.v. hun medewerkers.

Conclusie

Als freelancer moet je vaak heel wat papierwerk en bewijsmateriaal aanleveren om toegelaten te worden tot een inhuurmarktplaats. Bovendien moet je ervoor zorgen dat deze informatie actueel blijft, anders word je uitgesloten van het selectieproces behorende bij een opdracht.

---

* Inhuurmarktplaatsen zijn niet altijd duidelijk of het om een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering of een beroepsaansprakelijkheidsverzekering gaat.

[ssba-buttons]