De inhuurmarktplaats: hoe werkt het?

In mijn vorige blogs heb ik verteld dat veel organisaties, voornamelijk overheden, gebruik maken van een inhuurmarktplaats. Als freelancer kun je daar direct in aanmerking komen voor een opdracht. Maar het werken met zo’n inhuurmarktplaats kan wat voeten in aarde hebben. In dit blog laat ik stap voor stap zien hoe het werkt, en geef ik nog wat praktische tips.

Wat is een inhuurmarktplaats?

Een inhuurmarktplaats is een on-line systeem dat het hele proces van het plaatsen van de opdracht, het verwerken van de reacties, het selecteren van de kandidaat, de communicatie, en in sommige gevallen de financiële afhandeling voor de eindklant verzorgt. Of te wel: een one-stop-shop voor alle externe inhuur.

Bij overheden heet een inhuurmarktplaats een ‘dynamisch aankoopsysteem‘. Dit heeft met aanbestedingswetgeving te maken.

Verschijningsvormen van een inhuurmarktplaats

Er zijn drie verschijningsvormen van een inhuurmarktplaats:

• De eindklant heeft één inhuurmarktplaats voor alle opdrachten;
• Meerdere eindklanten hebben samen één inhuurmarktplaats. Dit zie je vaak bij lokale overheden. Wij noemen dit samenwerkingsverbanden, waarbij de eindklanten deelnemers zijn;
• De eindklant heeft meerdere inhuurmarktplaatsen voor verschillende vakgebieden, zoals ICT, HR, etc.

Hoe kun je werken met een inhuurmarktplaats?

Voor freelancers zijn er twee belangrijke stappen:

1. Toegelaten worden tot een inhuurmarktplaats
2. Reageren op een opdracht op een inhuurmarktplaats

In de navolgende paragrafen ga ik die toelichten.

Stap 1. Toegelaten worden tot een inhuurmarktplaats

Iedereen kan zich gratis aanmelden op een inhuurmarktplaats, maar er zijn enkele struikelblokken:

1. Je moet de inhuurmarktplaatsen weten te vinden. Er circuleren wat lijstjes op het Internet, maar die zijn achterhaald. Er komen namelijk steeds nieuwe inhuurmarktplaatsen bij, en er verdwijnen ook inhuurmarktplaatsen. Daarom hebben we Inhuurkaart.nl gemaakt zodat je altijd op de hoogte bent van de laatste ontwikkelingen!
2. Inhuurmarktplaatsen zijn niet heel erg gebruiksvriendelijk en intuïtief. Maar als je eenmaal je weg hebt gevonden, is het een eitje!
3. Je moet voldoen aan eisen om toegelaten te worden tot het inhuurmarktplaats, en deze verschillen nogal eens per eindklant of soms zelfs per vakgebied. In de volgende paragraaf kom ik hier kort op terug.

Nadat je aanvraag is beoordeeld word je toegelaten tot het inhuurmarktplaats en kun je rechtstreeks aanbieden op de opdrachten die op de inhuurmarktplaats verschijnen!

Mogelijke eisen om toegelaten te worden tot een inhuurmarktplaats

Op de website van Inhuurkaart.nl kun je per inhuurmarktplaats precies terugvinden aan welke eisen je moet voldoen. In een volgend blog gaan we al deze eisen verder toelichten.

Let op dat het voldoen aan deze eisen vaak geen eenmalige actie is: je moet ook aan de criteria voldoen op het moment dat je op een opdracht reageert. Een actueel KVK uittreksel is altijd een keihard knock-out criterium. Zorg er voor dat je altijd je papierwerk op orde hebt, en realiseer je dat de definitie van ‘actueel’ per marktplaats kan verschillen!

Stap 2. Reageren op een opdracht op een inhuurmarktplaats

Gefeliciteerd, je bent toegelaten op een inhuurmarktplaats! Maar wat nu? In de meeste gevallen kun je alleen reageren op nieuwe opdrachten die geplaatst worden nadat je bent toegelaten. Maar hoe werkt dat precies?

De denkbeeldige trap – zorg dat je bovenaan staat!

Een inhuurmarktplaats is o.a. bedoeld om uit een hele berg CV’s die ene ‘meest geschikte kandidaat’ voor een opdracht te vinden. Het selectieproces voor een opdracht bestaat in de regel uit drie fasen. Elke fase heeft een harde deadline. De fasen zijn:

1. Gelegenheid tot het stellen van vragen
2. Gelegenheid tot het indienen van de offerte
3. Indien geselecteerd, een toelichtend gesprek

Fase 2 vraagt om wat extra toelichting. In iedere offerteaanvraag is een overzicht opgenomen met gunningscriteria. Kijk goed naar die gunningscriteria: hoe meer je eraan voldoet, des te groter je kans. De inhuurmarktplaats kun je zien als een denkbeeldige trap: de personen die bovenaan de trap staan worden uitgenodigd voor een gesprek. De gunningscriteria bestaan uit:

• Harde eisen of te wel ‘knock-out’ criteria. Voldoe je hier niet aan, dan val je ‘van de trap’ af. Dit zijn niet alleen bijzondere kwalificaties die je moet hebben, maar gaat hier ook om dat je nog steeds aan de toelatingseisen voldoet. Hier ga ik later op in.
• Wensen. Dit is wat de eindklant graag wil zien. Het gaat hier vaak om ervaring waarover je beschikt. Hiervoor geldt dat hoe meer je aan de wensen voldoet, hoe hoger je op de trap komt te staan!
• Prijs. De eindklant wil het liefst een zo laag mogelijke prijs betalen voor een zo hoog mogelijke kwaliteit. Vaak worden er punten toegekend naar mate je afwijkt van de laagste bieding: hoe dichter bij de laagste bieding, des te meer punten je krijgt, des te hoger je staat op de trap.

Of je bovenaan de trap staat is dus afhankelijk van het voldoen aan de eisen én zoveel mogelijk wensen in combinatie met een aantrekkelijke prijs.

Reageren op een inhuurmarktplaats is gokken

Deelnemen aan een offerteaanvraag op een inhuurmarktplaats is en blijft natuurlijk een gok.

• Ten eerste is het een kaartspel. Je weet niet welke ‘kaarten’ je concurrenten hebben, en welke ‘troeven’ ze hebben. Het proces is op dat gebied nog steeds niet transparant, marktwerking speelt hierbij zeker een rol. Als je niet aan voldoende aan alle wensen voldoet, kan een scherpe prijs je kansen zeker verhogen!
• Ten tweede is het prijsschieten. Je hebt een dosis geluk nodig om de opdracht gegund te krijgen. Soms is er al informeel een kandidaat bekend en is de inhuurmarktplaats slechts een formaliteit waaraan de eindklant moet voldoen. Maar hoe vaker je schiet, hoe groter je kans.

Tips bij het gebruik van marktplaatsen

Het werken met inhuurmarktplaatsen vraagt de nodige nauwkeurigheid. Lees de teksten in de documentatie van het inhuurmarktplaats goed door. Zo wordt soms bijvoorbeeld niet expliciet middels een invulveld om een bepaalde verklaring gevraagd, maar moet je die zelf uploaden. En in sommige gevallen moet je nog een separaat selectieformulier invullen.

Schrijf je alleen in voor de inhuurmarktplaatsen die voor jou interessant zijn. Let daarbij op de locatie, sector en, indien mogelijk, de vakgebieden. Anders word je overladen met e-mails of zit je uren in de auto naar een opdrachtgever aan de andere kant van het land. Hoe je dit allemaal doet, daarover schrijf ik in een volgend blog!

[ssba-buttons]