De inhuurwereld ontrafeld: zo zit het in elkaar.

Veel freelancers begeven zich op een markt waarin miljarden worden omgezet: de markt van externe inhuur. Maar veel freelancers weten niet hoe die markt er precies uit ziet. Hoe huren organisaties in, wat is de rol van een bemiddelaar, wat is een Dynamisch Aankoopsysteem, hoe houd ik de inhuurketen zo kort mogelijk? In dit blog maken we die inhuurmarkt overzichtelijk. De inhuurwereld ontrafeld: zo zit het in elkaar.

Hoe huren eindklanten in?

Grofweg zijn er drie manieren waarop eindklanten hun externen, en dus ook freelancers, inhuren:

1. Gebruik maken van een inhuurmarktplaats of Dynamisch Aankoopsysteem
2. Gebruik maken van gecontracteerde Preferred Suppliers
3. Geen bekend inhuurbeleid

Die drie manieren gaan we hieronder nader bespreken.

1. Eindklanten die gebruik maken van een inhuurmarktplaats of Dynamisch Aankoopsysteem

Een inhuurmarktplaats is een systeem dat het hele inhuurproces voor een eindklant verzorgt. Eindklant kunnen opdrachten plaatsen, en freelancers/leveranciers kunnen, mits zij toegelaten zijn, één of soms twee aanbiedingen doen op een opdracht. Het systeem verzorgt verder de hele procesafwikkeling. Ook kun je via de inhuurmarktplaats vragen stellen aan de eindklant.

Een voorbeeld. De NS heeft een eigen inhuurmarktplaats. Wanneer je je hebt geregistreerd, kun je de opdrachten inzien en direct reageren.

Een bijzondere variant van een inhuurmarktplaats is een Dynamisch Aankoopsysteem. Dit wordt door veel (semi-)overheden gebruikt. Om tot een Dynamisch Aankoopsysteem toegelaten te worden, moet je aan voorwaarden voldoen. Per Dynamisch Aankoopsysteem willen die voorwaarden nogal eens verschillen. Zo vragen (semi-)overheden minimaal om een Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA). Het invullen kost 10 minuten werk, maar daardoor kan je wel rechtstreeks aanbieden!

Een voorbeeld van een Dynamisch Aankoopsysteem: de Gemeente Amsterdam heeft een Dynamisch Aankoopsysteem voor al haar inhuur. Nadat je bent toegelaten, kun je direct reageren op opdrachten.

Let op: er zijn bemiddelingsbureaus die opdrachten, die van inhuurmarktplaatsen of Dynamische Aankoopsystemen afkomstig zijn, doorplaatsen op hun eigen website, op job boards en binnen hun eigen netwerk. Als freelancer hoef je dus niet via deze bureaus te werken, maar kun je je inschrijven op deze inhuurmarktplaatsen en Dynamische Aankoopsystemen. Daardoor hoef je geen marge af te dragen aan deze bemiddelingsbureaus. Op Inhuurkaart.nl bieden we een actueel overzicht van alle inhuurmarktplaatsen, inclusief de voorwaarden moet voldoen.

2. Eindklanten die werken met Preferred Suppliers

Een andere veelvoorkomende constructie is het gebruik van Preferred Suppliers: eindklanten contracteren, vaak drie tot vijf, marktpartijen. Dit worden raamcontracten of mantelovereenkomsten genoemd. Preferred Suppliers kunnen grote bureaus zijn met eigen personeel, maar ook zogenaamde brokers. Brokers hebben geen eigen personeel, maar zetten opdrachten uit in hun netwerk.Bekende brokers in ICT zijn bijvoorbeeld Headfirst, Myler, De Staffing Groep en Hinttech.

Een voorbeeld. Het Ministerie van Economische Zaken heeft behoefte aan ICT inhuur. Hiervoor zijn, via een aanbesteding, enkele grote bureaus en brokers gecontracteerd. Alleen zij hebben het recht om kandidaten aan te dragen.

De rol die een Preferred Supplier kan hebben, kan verschillend zijn. Voor de ene klant doen ze de werving en selectie, en de contractafhandeling. Voor andere klanten doen ze weer alleen de contractafhandeling.

Als freelancer doe je over het algemeen zaken via een broker. Je kunt uiteraard ook via een groot bureau reageren, maar zij zullen altijd de voorkeur geven aan het plaatsen van eigen medewerkers.

Als freelancer is het van belang na te gaan of je rechtstreeks zaken doet met de Preferred Supplier, of dat er nog een bemiddelingsbureau tussen zit. Inhuurkaart kan je hierbij helpen. Door het nieuws te volgen proberen we bij te houden wie de Preferred Suppliers zijn, en welke mantelcontracten recentelijk zijn gegund. Zo weet je direct wie jou rechtstreeks kan aanbieden bij de eindklant.

Werkwijze van brokers

Brokers publiceren de opdracht meestal op hun eigen website, geven deze door via LinkedIn, zetten deze op een job board en gaan rondbellen in hun eigen netwerk. Elke broker mag maar een paar kandidaten voorstellen. Zij maken dus al een voorselectie voor de eindklant.

Wanneer je een interessante opdracht ziet, neem dan altijd telefonisch contact op met de broker. Ze kunnen je vaak vertellen of er al kandidaten zijn, en wat een indicatie is van het uurtarief. Reageer nooit bij meer dan één broker, want de kans bestaat dan dat de eindklant je CV twee keer voorbij ziet komen.

Na gunning ga je een contract aan met de broker. Ook stuur je je factuur aan de broker, die voor de betaling zorgt.

3. Eindklanten zonder bekend inhuurbeleid

In dit geval geldt dat een eindklant geen openbare afspraken heeft gemaakt over hoe het inhuurproces precies verloopt. Hierdoor is het voor jou als freelancer niet altijd duidelijk bij wie je moet zijn en of je zaken doet met een bemiddelingsbureau.

Vanuit Inhuurkaart proberen we van iedere eindklant het inhuurbeleid inzichtelijk te krijgen. We doen hiermee een oproep aan eindklanten om dit aan ons door te geven. En jijzelf, als freelancer, kan ons hiermee helpen door ons te laten weten hoe jouw inhuurconstructie verloopt.

Is het zo eenvoudig?

Nee, helaas. Wat we veel zien is dat eindklanten hun externe inhuur hebben opgedeeld in vakgebieden en per vakgebied een eigen beleid hebben. Een grote gemeente kan bijvoorbeeld een Dynamisch Aankoopsysteem gebruiken voor de inhuur van ICT’ers en Preferred Suppliers hebben gecontracteerd voor juridische ondersteuning.

Conclusie

De inhuurwereld zit complex in elkaar. Met de Inhuurkaart proberen we het overzicht te creëren hoe opdrachtgevers inhuren.

Dit blog is eerder verschenen op 5 februari 2019. Sindsdien hebben we veel bijgeleerd, vandaar deze bijgewerkte versie!