Ik verklaar dat ik exclusief beschikbaar ben voor deze opdracht

“Ik verklaar dat ik exclusief beschikbaar ben voor deze opdracht” – en dan wachten tot je iets hoort

Wellicht herken je dit: wanneer je via een Preferred Supplier of bemiddelaar reageert op een opdracht, dan moet je een vinkje zetten dat je je ‘exclusief beschikbaar houdt voor de opdracht’. Vervolgens ga je wachten totdat je wat hoort over het verloop en de gunning van de opdracht. Maar wat houdt die exclusiviteit eigenlijk in, wat zijn voor jou de consequenties en wat kun je er aan doen?

Wat houdt ‘exclusiviteit’ in?

Wanneer je je ‘exclusief’ beschikbaar moet houden voor de opdracht, dan betekent dat dat je vanaf dat moment geen andere opdrachten mag aannemen. Of te wel: wanneer je de opdracht gegund krijgt, dan moet je die opdracht aannemen. Doe je dat niet, dan kun je in overtreding zijn met de algemene voorwaarden van de Preferred Supplier of bemiddelaar.

Soms zit hier een termijn aan vast, in andere gevallen geldt die exclusiviteit tot het moment dat de opdracht is gegund.

Exclusiviteit kan ook op een later moment in het proces van toepassing zijn, bijv. wanneer je een opdracht gaat doen bij een organisatie waar je een ‘vertrouwensfunctie’ gaat vervullen, of te wel waarvoor je een screening moet doorlopen. Denk aan het Ministerie van Defensie of de politie. Je hebt de opdracht gegund gekregen, maar je mag formeel pas starten op het moment dat de screening is afgerond. Vanaf dat moment mag je ook je uren gaan schrijven.

Wat zijn de consequenties van ‘exclusiviteit’?

Wanneer je instemt met exclusiviteit, dan zitten daar nogal wat consequenties aan verbonden:

  • Je mag geen verdere acquisitie plegen. Technisch gezien kun je dat nog natuurlijk wel doen, maar je loopt dan het risico een andere opdracht te moeten afwijzen, met alle gevolgen van dien.
  • Je loopt een aardig risico, zeker als je geen opdracht hebt. Je wedt immers op één paard. Wellicht gaat een concurrent met de opdracht aan de haal.
  • Je vaste lasten lopen door terwijl je aan het wachten bent op bericht van de Preferred Supplier of bemiddelaar, of wanneer je screening is afgelopen.

Wat kun je er aan doen?

Er zijn nogal wat zaken die je kunt doen rondom ‘exclusiviteit’.

  • Zoals in dit blog beschreven: er zijn nogal wat verschillen in de voorwaarden van de verschillende Preferred Suppliers. Wanneer je eenmaal weet wie de Preferred Suppliers zijn, dan kan het de moeite lonen om een rondje te bellen en/of hun algemene voorwaarden door te lopen.
  • Je kunt je aanbieding zo laat als mogelijk indienen. Elke opdracht heeft immers een bepaalde sluitingsdatum. Door zo kort mogelijk voor de sluitingsdatum in te dienen, koop je als het ware tijd. Aan de andere kant sluiten sommige Preferred Suppliers een opdracht weer vroegtijdig wanneer er voldoende aanmeldingen zijn.
  • Maak voor jezelf een afweging hoeveel kans je maakt. In dit blog hebben we je uitgelegd dat het alleen maar zin heeft om te reageren wanneer je hoog scoort op de wensen. Scoor je laag, dan heeft het eigenlijk geen zin. Wensen zijn niet vrijblijvend.
  • In geval van een opdracht waar een screening aan vast zit. Probeer afspraken te maken met de opdrachtgever dat je wellicht al enkele werkzaamheden uitvoert, bijv. het inlezen in niet-vertrouwelijke materialen, in afwachting van afronding van de screening. Maar opdrachtgevers zullen hier niet altijd mee instemmen.
  • Probeer de inhuurketen (het geheel van alle partijen tussen jou en de Eindklant/opdrachtgever) zo kort mogelijk te houden. Misschien dat de bemiddelaar exclusiviteit vraagt, maar de uiteindelijke Preferred Supplier of Dynamisch Aankoopsysteem niet.
  • Stel voor jezelf een limiet hoeveel tijd je een eindklant wilt geven om een gunningsbeslissing te nemen. Een mooie stelregel is maximaal 1 week na de datum van de interviews. Mits je uitgenodigd bent voor het interview natuurlijk.

Conclusie

Bij exclusiviteit zorg je ervoor dat je jezelf committeert aan één opdracht, mits die aan je wordt gegund. De voorwaarden van de Preferred Suppliers en bemiddelaars kunnen verschillend zijn, en soms is dat zelfs per opdracht anders. Het loont dus de moeite om goed rond te kijken.

Gerelateerde updates